Reden wir jetzt über die Fliegerei?

Für den gemeinsamen Unternehmenserfolg lohnt sich die abteilungsübergreifende Kommunikation auf kurzem Weg mit der IT-Fachabteilung

Wilhelm Lehmann ist auf dem Weg zum Geschäftsführer. Er ist stinksauer und macht daraus auch keinen Hehl. Seit gut einem Jahr herrscht ein Abteilungskrieg. Den hat er einfach satt. Der IT-Leiter eines mittelständischen Unternehmens mit rund 1.500 Mitarbeitern muss es jedes Mal ausbaden, wenn der Vertrieb oder die Marketingabteilung über seinen Kopf hinweg ohne Absprache eine neue Software kaufen. Weil die aus deren Sicht bestens geeignet ist, die gesetzten Ziele zu erreichen. Sein Team muss die Software dann in die Systeme integrieren. Mit dem Ergebnis, dass für manche Schnittstellen ein so hoher Aufwand betrieben werden muss, dass sich die die vermeintliche Kostenreduzierung in Luft auflöst und das Unternehmen am Ende draufzahlt. Es entstehen Insellösungen, die nicht zueinander passen mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, die jeweils andere Ziele verfolgen. Langfristig führt das dazu, dass die Kosten explodieren und gleichzeitig die Produktivität sinkt. Dem will Wilhelm Lehmann jetzt einen Riegel vorschieben.

Mit festem Schritt betritt er das Besprechungszimmer, in der Hand ein Modellflugzeug. „Was haben Sie da? Reden wir jetzt über die Fliegerei?“, fragt der Geschäftsführer erstaunt. „Ja“, sagt Wilhelm Lehmann – und erklärt dem Geschäftsführer, warum: „Sehen Sie mal – bei einem Flugzeug gibt es klar definierte Aufgaben. Pilot, Co-Pilot, Flugbegleiterin, Fluggerätemesstechniker, Fluglotse, Servicetechniker, Servicekauffrau – sie alle erfüllen ihren Job und jeder ist gleich wichtig. Wenn der Servicetechniker im Winter die Flügel nicht von Eis befreit, kann das Flugzeug nicht starten. Sind die Flugzeugbegleiterinnen unfreundlich, sind die Fluggäste verärgert und buchen künftig eine andere Airline. Kommen Pilot oder Co-Pilot nicht pünktlich, bleibt das Flugzeug stehen. Damit ein Flugzeug fliegen kann, müssen sich also alle darüber im Klaren sein, dass sie zum Gesamtgelingen beitragen. Sie müssen sich bewusst sein, welchen Anteil sie am Ganzen haben und wie wertvoll jeder einzelne mit seiner Fachkompetenz fürs Funktionieren ist“, erklärt Wilhelm Lehmann.

„Und was hat das mit uns zu tun?“, fragt der Geschäftsführer. „Naja – wir haben ja auch klar definierte Aufgaben in unseren Fachabteilungen. Produktentwicklung, Vertrieb, Service, Buchhaltung, Controlling, IT, Marketing – sie arbeiten alle am gemeinsamen Unternehmenserfolg. Und alle wollen unsere Kunden für uns begeistern und sie mit unseren Produkten und Dienstleistungen verblüffen. Das geht aber nur, wenn sich jeder seiner Aufgabe bewusst ist und dass nur im Zusammenspiel größtmögliche Effizienz erreicht werden kann. Der gemeinsame Erfolg ist um so großer, je besser die Abteilungen übergreifend zusammenarbeiten und ihre Fachkompetenz im internen Austausch konstruktiv einbringen.“

„Schön und gut, aber welche Konsequenz hat das für das Unternehmen?“, will der Geschäftsführer wissen. „Dass Abteilungen sich nicht abschotten und ihre Ziele ohne abteilungsübergreifende Kommunikation durchsetzen wollen. Platzhirschgehabe ist kontraproduktiv. Es gefährdet das Betriebsklima, schafft interne Konkurrenz, führt zu unnötigen Ausgaben und schadet letztendlich dem Image. Und geht erst einmal die Reputation verloren, wird es zunehmend schwieriger, im Wettbewerb zu bestehen“, prognostiziert Wilhelm Lehmann.

„Und was schlagen Sie vor?“, fragt der Geschäftsführer. „Dass beispielsweise bei allen Lösungen, bei denen IT eine Rolle spielt, die IT-Abteilung von vornherein mit eingebunden ist. Also im Grunde bei allen strategischen Entscheidungen des Unternehmens. IT spielt heute in alle Unternehmensbereiche hinein. Jede Änderung in Prozessen und Abläufen hat Auswirkungen auf die Systeme. Es kann deshalb nicht sein, dass sich einzelne Abteilungen für eine augenscheinlich für sie passende Software entscheiden, ohne die IT-Fachabteilung mit einzubeziehen. Ob neues CRM oder Apps für die Steuerung von Marketingaktivitäten, digitale Lösungen für die Personalentwicklung oder Softwarepakete für die Maschinensteuerung – die IT-Fachabteilung muss der erste Ansprechpartner sein. Denn wir kennen sie System und Standards, mit denen im Unternehmen gearbeitet wird und können beurteilen, was Sinn macht und was nicht“, fasst Wilhelm Lehmann zusammen.

„Das überzeugt mich, Herr Lehmann. Ich sorge dafür, dass wir das in unseren Leitlinien festschreiben und an allen Standorten kommunizieren“, sagt der Geschäftsführer. Wilhelm Lehmann ist zufrieden. Und freut sich auf die Gespräche mit den Kolleginnen und Kollegen in den Fachabteilungen.

 

„Für jeden im Unternehmen, vom Lehrling bis zum Chef, gilt das Gleiche: Er kann sich erst dann erfolgswirksam entfalten, wenn er seine Rolle im Unternehmen versteht und wenn er erkennt, wie er mit seinen Hauptaufgaben zum Erreichen der gemeinsamen Zielen beiträgt“

(Manfred Helfrecht, Unternehmer)